कॉर्पोरेट सामग्री प्रबंधन प्रणाली (ECM- सिस्टम) सॉफ्टवेयर तकनीकों के प्रकार हैं जो प्रबंधन, भंडारण, पुनर्प्राप्ति और असंरचित जानकारी के संरक्षण में व्यापक रूप से लागू होते हैं जो सीधे किसी भी संगठन में व्यावसायिक प्रक्रियाओं के प्रबंधन से संबंधित हैं।
कुछ भ्रमित ईसीएम सिस्टम और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस)। इन परिभाषाओं के बीच भ्रम इस तथ्य के कारण उत्पन्न होता है कि बहुत बार EDMS, एंटरप्राइज़ दस्तावेज़ प्रबंधन मॉड्यूल के अलावा, कुछ ECM विशेषताएँ शामिल हैं। उदाहरण के लिए, दस्तावेजों की तैयारी पर कर्मचारियों की बातचीत। इस स्थिति में, ईसीएम प्रणाली के लिए कार्यक्षमता के विस्तार पर चर्चा करना काफी संभव है।
ईसीएम प्रणाली और ईडीएमएस के बीच मुख्य अंतर यह है कि उद्यम के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का संचालन करने के अलावा, ईसीएम सिस्टम संगठन के सभी उपयोगकर्ताओं के लिए एक ही सूचना स्थान बनाता है, साथ ही व्यावसायिक प्रक्रियाओं का स्वचालन भी प्रदान करता है।
ईसीएम प्रणालियों के उपयोग के लिए धन्यवाद, श्रम संसाधन अनुकूलित किए जाते हैं और उद्यम की परिचालन लागत में काफी कमी आती है।
आमतौर पर, ईसीएम सिस्टम में निम्नलिखित उपखंड (मॉड्यूल) शामिल होते हैं, जिनमें से प्रत्येक शेष उपखंडों के साथ एकीकृत होता है, और अलग से भी मौजूद हो सकता है।
नीचे उनमें से कुछ हैं:
- एंटरप्राइज़ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन मॉड्यूल;
- व्यवसाय प्रक्रिया समर्थन मॉड्यूल;
- कॉर्पोरेट वेबसाइट या पोर्टल के लिए वेब सामग्री प्रबंधन मॉड्यूल,
- मीडिया सामग्री प्रबंधन मॉड्यूल;
- ज्ञान प्रबंधन मॉड्यूल;
- सामग्री अभिगम नियंत्रण मॉड्यूल, समय और स्थान की परवाह किए बिना आवश्यक जानकारी प्रदान करता है।
प्रत्येक उपधारा में कुछ कौशल की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, किसी कॉर्पोरेट वेबसाइट या पोर्टल की वेब सामग्री को प्रबंधित करने के लिए इंटरनेट संसाधनों के प्रबंधन के विशिष्ट ज्ञान की आवश्यकता होती है, और उद्यम के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन मॉड्यूल को दस्तावेजों की आंतरिक गति की बारीकियों की आवश्यकता होती है।
ईसीएम-सिस्टम उद्यम के दस्तावेजों और प्रबंधकीय पहलुओं की सामग्री को जोड़ते हैं, दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए एक ही वातावरण बनाते हैं, और व्यावसायिक कार्यों के कार्यान्वयन के लिए कार्य गतिविधियों की संख्या को कम करते हैं। इस प्रकार, कॉर्पोरेट सामग्री उन उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध हो जाती है जिन्हें तेज़ और उच्च-गुणवत्ता वाले कार्यों के लिए इसकी आवश्यकता होती है।
